На работе завал? Вот несколько советов, которые вам точно помогут

Мы знаем, что у многих в декабре начинается настоящий хаос на работе, в котором сложно сразу разобраться. Из-за него можно забыть о действительно важных задачах и попасть впросак. Также беспорядочный завал на работе приводит к плохому настроению и стрессу. Чтобы с ним справиться, нужно собраться и распределить задачи по срочности и сложности — а по мере их выполнения не забывать отдыхать. Разбираемся, как еще оптимизировать свой рабочий процесс, чтобы не утонуть к последним числам месяца в звонках, отчетах и письмах.

У тех, кто составляет план действий, мозг меньше отвлекается на незавершенные и ненужные дела. План может быть как краткосрочным (для тех, кому сложно предсказать все задачи до конца месяца), так и долгосрочным. Особенно планирование полезно для визуалов — людей, которым проще структурировать и запоминать информацию с помощью зрения. Планировать задачи удобно в специальных программах и приложениях, которые можно установить как на рабочий компьютер, так и себе на телефон.

При составлении плана вам может пригодиться классификация новозеландского психолога Кери Эванса, который предлагает разделить все имеющиеся задачи на две группы: «синие» и «красные». «Синие» задачи требуют механических действий и простого анализа (оформить заказ в интернет-магазине или составить отчет по шаблону). «Красные» — тяжелые задачи, в которые нужно вложить максимум своих ресурсов (обсуждение проекта, внесение правок или решение о крупной покупке). Специалист советует ставить не больше одной «красной» задачи в день и выполнять ее до обеда, пока есть силы.

Еще одна из самых популярных методик планирования — деление дня на блоки. Для этого нужно разбить рабочий день на несколько периодов с разными задачами и целями: например, встречи, работа с клиентами, ответы на письма, перерыв или обед, подготовка к следующему дню или время для неожиданных задач. Блоки можно корректировать по мере появления новых дел. Определите для себя постоянные секции, которые будете переносить изо дня в день, и ситуативные. Также можно посвятить целый день выполнению одной важной задачи.

Деление дня на такие сегменты позволяет оставаться в курсе текущих задач (на случай если вы не пользуетесь на работе программой по планированию), эффективнее использовать свое время и сосредоточиться на приоритетах, при этом не беспокоясь о других задачах.

Порой беспокойство вызывает не количество задач, а отношение к ним. Любая задача имеет свой «эмоциональный вес» или коэффициент. В качестве примера рассмотрим три ситуации, связанные с рабочей перепиской:

a) Вам нужно до конца месяца направить в бухгалтерию документ об оплате такси для сотрудника — поставим этой рядовой задаче коэффициент 1.

b) У вас висит письмо с чеком от подрядчика, у которого вы заказали сделать сайт для проекта. Но итоговый вариант вас, мягко говоря, не обрадовал, а сил исправлять работу с этим человеком больше нет. Задача неприятная, но выполнить ее все равно нужно. Ставим ей коэффициент 4.

c) За прошлую неделю вам пришли три тестовых задания от соискателей на открывшуюся вакансию. Вы их даже успели пролистать, но времени детально вникнуть и ответить не было, потому что задача вроде бы не такая срочная и не вызывает особого дискомфорта. Ставим ей коэффициент 2.

Субъективное ощущение объема и количества дел — это сумма задач, умноженных на эмоциональный коэффициент. С нашими примерами получится такое уравнение: (а x 1) + (b x 4) + (c x 2). Незаврешенные дела оседают на задворках сознания и отнимают наши и без того исчерпанные к концу года ресурсы, говорят ученые.

Таким образом, один неприятный имейл с высоким коэффициентом может принести столько же переживаний, сколько все оставшиеся дела вместе, и создать ощущение завала. Предлагаем отыскать такие эмоционально затратные задачи-«висяки» и поскорее от них избавиться. И вам легче станет, и задача решится.

Если вы работаете в хорошей компании с профессиональными сотрудниками — скорее всего, вы находитесь в условиях высокой конкуренции. В такой ситуации сотрудники начинают демонстрировать чаще свои достижения и пытаются объять необъятное. Некоторые и вовсе считают, что должны быть лучше всех, из-за чего выполняют больше ненужной работы.

Оставьте нездоровое достигаторство и перфекционизм, к высоким результатам они вас вряд ли приведут — даже наоборот, в случае неудачи станут причиной плохого настроения, а вследствие и медленной работы со ступором. А вот если сконцентрируетесь на задачах по своим силам, то вы действительно сможете быть полезным и при этом сохраните душевное спокойствие.

Да, не все умеют признаваться, что у них полный загруз по работе, даже себе. Мы привыкли считать завал декабрьской неизбежностью, поэтому просто остаемся наедине со своими проблемами. На самом деле признаться в том, что вам тяжело, нужно и полезно. Вы выдохните, а коллеги поймут, что вас лучше не беспокоить по пустякам, которые можно решить и с другим человеком.

Возможно, кто-то из сотрудников захочет вас поддержать: принесет целебную шоколадку, чай или кофе, а может, возьмет на себя одну из механических задач. Только после разгруза не забудьте поблагодарить неравнодушного коллегу, который не оставил вас в трудной ситуации.

По возможности попросите близких помочь вам с домашними делами — но не забудьте спросить, как у них дела на работе. Возможно, им тоже нужна помощь. Если они все же могут взять на себя часть задач, используйте освободившееся время на восстановление сил.

Если вы живете одни, не беда. Клининг всего дома или конкретной зоны, починка душа, дверного замка, стирка постельного белья и даже новогоднее декорирование — практически любую услугу можно заказать на дом, только она, конечно, встанет в копеечку. Зато вы сможете перевести дух после работы.

Про обед во время рабочего дня забыть тяжело (хотя некоторые умудряются), а вот короткие перерывы мало кто далет. К ним мы относим отвлеченные разговоры с коллегами, десятиминутное медитативное приготовление чая или кофе — это позволяет временно отключить мозг от рабочих задач и немного разгрузиться.

Еще время от времени нужно вставать с кресла и делать упражнения. Сидячая работа приводит к головной боли и боли в спине. Исследователи выяснили, что мышцы человека начинают уставать от сидения за столом в среднем спустя 40 минут. Поэтому старайтесь хотя бы раз в час вставать, чтобы потянуться: сделайте вращение головой, в плечевом поясе, в локтях, запястьях, покрутите тазом.

Особый акцент сделайте на ноги, потому что в сидячем положении в них плохо циркулирует кровь. Результаты того же исследования показали, что пятиминутной растяжки хватает на 30–45 минут сидячей работы. И не стесняйтесь делать упражнения на виду у коллег — пускай берут с вас пример!

А вот дома стоит позаботиться о режиме сна. Ночью мозг удаляет все вредные вещества, накопившиеся в нем за день, — проще говоря, очищается. Чтобы этот процесс протекал без заминок, найдите подходящее для себя время отхода ко сну и подъема. По некоторым данным, идеальное время отхода ко сну — 22:00—23:00, потому что в этот период снижается уровень гормона стресса кортизола, а уровень мелатонина (гормона сна), наоборот, начинает расти.